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疫情之下,企業如何合理調劑使用年度內的休息日

來源: 更新于:2020年3月3日() 閱讀:

    目前新型冠狀病毒肺炎疫情形勢依然嚴峻,許多職工到崗復工仍有一定困難,一些企業自身也遇到了生產經營方面的困境。為此,國家和地方層面也出臺了一系列措施指導企業靈活處理勞動用工問題,包括:使用帶薪年休假,申請綜合工時制度,以及綜合調劑使用年度內的休息日等。綜合調劑使用年度內的休息日,即指在疫情導致職工無法返崗又不能在家辦公或企業的生產經營出現困難的情況下,由企業安排職工提前使用后續的休息日;而后在條件具備的情況下,再安排職工補班的靈活用工措施。
     一、選擇適用綜合調劑使用休息日的原因
  對企業來說,相比于使用帶薪年休假和申請綜合工制,綜合調劑使用年度內的休息日的實操性更強。首先,就申請綜合工時制度來說,雖然已有城市的行政審批機關(例如蘇州人社局)簡化了疫情期間綜合工時申請的審批材料、壓縮了審批時限,但企業仍需提交工會意見或職工(代表)大會書面決議意見等材料,故在程序上有一定的局限性。其次,就使用帶薪年休假而言,如果職工無法復工又無法在家辦公時間較長的,一旦帶薪年休假用完之后,剩余的無法復工時間的處理也就成了問題。
那么,在實際操作中,企業要如何安排職工綜合調劑使用休息日,才能夠既做到依法依規,又達到平衡職工工作時間、減少企業用工成本的目的呢?
  二、綜合調劑使用休息日的依據
  綜合調劑使用休息日,意味著原本的周一至周五為工作日、周六和周日為休息日的作息將被打破;而職工在后續補班時,還可能面臨一周上班天數將超過五天的情況。對此,如果職工對安排綜合調劑使用休息日的依據提出質疑,企業要如何回應呢?
綜合使用休息日的依據源于法律法規和疫情期間各地出臺的相關政策。首先,結合《勞動法》第36條、38條的規定以及《國務院關于職工工作時間的規定》第3條、第7條的規定來看,標準工時制勞動者的工作時間應為,每日不超過8小時,每周工作不超過40小時,同時每周至少休息一日;此外,不同于國家機關和事業單位,企業還可以根據實際情況靈活安排周休息日。根據前述法律法規,企業如因綜合調劑使用休息日,安排員職工在某一周的工作日休息;而在復工條件具備后,安排職工在后續一周或幾周的休息日補班(但需保證職工在補班時每周至少能休息一天),是符合前述法律法規的要求的。正是在此基礎上,以及在疫情的特殊背景下,北京、上海、深圳、無錫、長沙等地才出臺了相關政策,明確企業可以綜合調劑使用休息日,比如上海規定“因受疫情影響導致生產經營困難的企業,可通過調整薪酬、輪崗輪休、彈性工時、綜合調劑使用年度內休息日等方式穩定工作崗位,具體方式由企業與職工協商確定”。所有,企業安排綜合調劑使用職工的休息日,政策依據充分。
    三、綜合調劑使用休息日的實操要點
要點一:明確適用綜合調劑使用休息日的前提條件和員工范

     1、確認適用綜合調劑適用休息日的前提條件是否已滿足
  一些地方政策對于綜合調劑使用休息日的適用做出了一些前提性的規定。例如無錫就明確列舉了可以綜合調劑使用休息日的四種情形:“1、因疫情防控不具備復工復業等條件的企業;2、外地返錫居家隔離期間的職工;3、因交通管制等原因無法正常上班的職工;4、其他有正當理由因疫情原因未及時返錫復工的職工;5、疫情防控期間其他適用情形!庇秩,長沙和萍鄉目前規定適用綜合調劑使用休息日的主體僅限于當地中小企業。因此,企業在適用綜合調劑休息日之前,要先查閱當地政策規定,在適用的前提條件滿足的情況下,再安排綜合調劑使用休息日。
    2、 綜合評估,梳理需要綜合調劑使用休息日的職工范圍
首先企業需要清楚,綜合調劑使用休息日適用于標準工時制的職工。這是因為綜合工時制、不定時工作制的職工,本就是采用集中工作、集中休息、輪休調休、彈性工作時間的方式來確保其的休息休假權利和生產、工作任務的完成,無需適用綜合調劑使用休息日。
  同時還需要結合職工的崗位特性來考慮是否適合安排綜合調劑休息日。例如,金融機構的交易員就不適合綜合調劑使用休息日,因為其只有在周一至周五金融市場開市交易的時候才能夠正常上班,提前使用休息日后,后續在周末補班將沒有實質性意義。
要點二:做好適用綜合調劑使用休息日前的準備工作
     1、 制定綜合調劑使用休息日的執行方案
  安排職工綜合調劑使用休息日前,企業需要事先制定執行方案。一方面,企業需要對綜合調劑使用休息日中可能出現的各種情況進行預估,并準備好處理方法、應對計劃。另一方面,企業需要根據制訂好的方案開展民主程序或與員工溝通;并在民主程序或溝通完成后,按照既定方案執行,以避免在制定過程中和員工對執行細節產生分歧進而引起爭議。因此,執行方案的內容可以包括:執行方案適用的職工范圍、適用的時間范圍、集中使用休息日和后續補班的流程、工資計算事宜等。
    2、開展民主公示程序或與員工進行協商
由于綜合調劑使用休息日屬于涉及職工切身利益的重大事項,故根據《勞動合同法》第四條的規定,需要經過民主協商和公示的程序。民主協商程序包括以下三個步驟:1)將執行方案告知全體職工并征求其意見;2)與職工代表或工會進行協商;3)將企業最終確定的執行方案向全員公示。但是,在疫情的特殊情況下,企業需要盡快適用靈活處理勞動關系政策。雖然民主協商能夠通過視頻、電話、微信群組會議的方式進行,但其步驟仍然較繁瑣、耗時較長。所以,如果需要綜合調劑使用休息日的員工占企業總職工數比重不大,則企業也可以考慮以直接與執行方案所涉及的職工進行協商的方式來替代民主程序。
    與職工協商步驟:
為了降低與職工溝通的難度,使得綜合調劑使用休息日能夠順利推進,企業可以通過如下三個步驟來與職工溝通:
  第一,溝通前將執行方案的內容通過電子郵件、微信事先發送給職工,請其閱讀。
  第二,與職工充分溝通,說明方案的依據、解釋方案內容,以爭取職工理解企業的難處,與企業同舟共濟。如果職工不同意的,在給予其一定考慮時間后再次協商。
  同時,在溝通過程中,企業需要注意保留溝通的證據,如電話錄音、微信溝通記錄等。
  第三,協商達成一致后,盡快請職工通過微信、電子郵件或OA系統確認同意該執行方案。
     問題:如果職工堅決不同意綜合調劑使用休息日的,企業
是否就不能繼續推行?
  目前雖有地區要求企業就綜合調劑使用休息日與職工協商,但并未同時要求協商后必須達成一致。且目前屬特殊時期,應以企業與職工利益的平衡為原則。故在企業已盡最大努力,與職工溝通協商后,仍無法達成一致的,應允許企業行使用工自主權,安排符合條件的職工綜合調劑使用休息日。
     要點三:做好記錄,合理安排休息日和補班
     1、 注意綜合調劑使用休息日政策的適用期限
  綜合調劑使用休息日是在疫情的特殊時期靈活處理勞動關系的措施,故在實行的時候要注意其適用期限;也就是說,在多長的時間范圍內可以安排符合條件的職工提前使用其當年度內的休息日。對此,企業可以當地相關政策注明的有效期為準,在該有效期內安排職工綜合調劑使用年度內的休息日。例如,上海就在有關政策中明確“有效期至新型冠狀病毒感染的肺炎疫情結束后再順延3個月”;而深圳則規定政策的有效期至2020年12月31日。而在當地主政策未注明有效期的情況下,受疫情影響,職工仍不具備返崗條件且不能在家辦公,或企業仍存在生產經營困難的時間段內,企業可以安排職工綜合調劑使用休息日。
     2、 安排職工提前使用休息日,并留存好相關記錄
  職工在疫情期間提前使用后續的休息日,將涉及日后補班和工資計算的問題,故企業務必要做好職工使用休息日情況的記錄,以作為補班、計算工資的依據。因此,可以由企業事先結合其生產經營情況或職工無法返崗和工作的天數安排好職工提前使用休息日的日期。而后,將前述安排通過電子郵件或微信等方式發送給職工,由職工回復確認,企業據此做好相關記錄。一段時間之后(如一個月),再請職工對其實際使用的休息日總天數進行確認,企業再據此更新職工使用休息日的記錄。
    3、綜合評估職工工作量和崗位性質、合理安排補班
對于何時安排職工補班,企業可以綜合評估職工年度內的工作量情況,將補班日期安排在職工的“忙季”或者加班較多的時間段內。同時,由于綜合調劑使用的是“年度內”的休息日,企業應盡量安排職工在當年度內完成補班。
例如企業安排某職工在2月18日至2月21日期間提前使用了4天的休息日,而該企業的忙季通常在每年的第二季度。那么,在復工條件具備后,企業可以安排該職工在4月至6月間的周末補班,將提前使用的4天休息日補完。在這期間,企業保證職工每周均能至少休息一天即可。
要點四:確定綜合調劑使用休息日后的工資計算方式
  綜合調劑使用休息日屬于對于休息日和工作日的綜合調劑安排,其本質是平衡職工年度內的總工作時間,并非加班,因此無需支付加班費。企業在計算綜合調劑使用休息日的職工工資時,具體可以用以下兩種方式之一來計算:
    方式一:按照職工的正常應發月工資數額發放工資
以職工在2月提前使用休息日為例,如果按照正常應發月工資數額發放該職工工資,即:在2月內按照職工的正常月工資數額進行發放,不因職工多使用了休息日而扣減工資;該職工在后續的月份內補班的,亦按照正常月工資數額進行發放,而不因職工補班而增加應發工資數額。
    方式二:按照職工實際上班的工作日天數計算發放工資
如果按照職工實際上班的工作日天數計算發放工資,則不論是職工提前使用休息日的月份,還是后續補班的月份,均按照職工當月實際上班的工作日天數來計算和發放當月應發月薪。
即:職工正常應發月工資÷21.75×當月實際上班天數=當月應發月薪
以上兩種工資計算方式相比,方式一的優勢在于,減輕了工資計算的工作量。另外,因為職工的工資并未因綜合調劑使用休息日發生變化,故此種付薪方式更容易被職工接受。但該種計算方式也存在一定的問題——如果職工在還未完成補班時離職,則企業還需要將多支付給職工的工資扣回。而一旦職工當月工資已在離職前發放,則企業再要求職工退回多發放的工資將有一定的難度。
  因此,如果選擇方式二,有利于防范前述“多發工資”的問題。不過該種方式的缺點在于,由于不同的職工,其綜合調劑使用休息日的具體安排不一定相同,故企業需要分別計算各職工的工資,工作量較大。此外,由于按照實際上班的工作日計算工資將導致每月工資發放數額存在差異,故在職工提出疑問的情況下,企業還需要就工資的計算方式向職工做出解釋。
對于以上兩種計算方式,企業可以在結合自身的情況、權衡利弊后,選用其中一種,在執行方案中確定下來,并據以實行。
綜合調劑使用休息日雖然有著充分的政策依據,仍然是疫情之下的特殊政策;在其落地的過程中,企業除了依據法律法規、地方政策執行而外,還需要和職工多多溝通,以換位思考為基礎、互利共贏為目標,方能相互扶持、渡過難關。
                                                                                                                                                                                                                                   (法援中心武兵供稿)

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